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幼馴染サークル「クウネルアソブ」のブログです。個々の趣味やサークル活動などなどの雑記ブログです。

【成功の秘訣】PDCAサイクル【何度も回せ‼】

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 この記事を読んでわかること

  1. PDCAサイクルについて
  2. PDCAサイクルの考え方
  3. PDCAサイクルの使い方

PDCAサイクルの考え方は今ではビジネススキルの基本的考え方としてとりいれられていますよね。理解してしまえば簡単な思考なんですが、しかし実践に使うのは難しいですし、そもそもその思考がなければお互いのコミュニケーションや考え方に不都合が生じることもあるかもしれません。なのでこの記事についてはPDCAサイクルの用語と考え方を伝えることができたらと思っています。

PDCAとは

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PDCAとは「Plan(計画)」「Do(実行)」「Check(評価)」「Action(改善)」の頭文字をとったもので、業務の効率化を目指す方法の1つ。日本では1990年代後半からよく使われるようになり、計画から改善までを1つのサイクルとして行います。

目標達成に重要な方法!

計画を実行するだけでは、問題点が改善されません。仮に達成された場合なぜそうなったのか?などの分析が必要になりますが、問題点の抽出もできません。

PDCAで重要になるのは、計画実行の後、成功しても失敗しても必ず評価を行い、改善につなげていくことにあります。

つまりPDCAの効果がわかるのは、失敗した時です。成功しか体験したことない人にとってこの方法は不要かもしれません。もしもあなたがそんな人ならこの先の考えは不要になるでしょう。 

掲げた目標の数値を達成できなければ、新たな施策を考え直すないといけません。
この目標を達成するための施策は、手当たり次第やってみたり、直感的に動いてみることでは簡単に打ち出せません。

どんな施策を講じた時に「成功」と呼べる結果が出るのか?このPDCAサイクルを回すうちに最適解へと近づきます。

目標達成のためのPDCAサイクルを回し続けることによって、次第に失敗(目標の不達成)は回避できるようになるというメリットがあります。

定期的にサイクルを回すことが重要である

PDCAは1度で終わりではありません。「PDCAサイクル」といわれるように、何度も実行し、改善された計画を繰り返し評価することで、どんどん精度が高められていきます。精度の高い計画を練るためには、繰り返しPDCAサイクルを回す必要があります。

PDCAサイクル

PDCAプランを設計する前に2つ明確にすることがあります。

1.明確な目標

到達点を明確にしなければいけません。それが「目標」です。目標が明確にされていないと、評価するときにどの視点から評価するのかがあやふやになる可能性があります。

せっかくPDCAを導入しても、結果的にあまり意味がないものとなってしまいます。

目標はPVか?利益か?

例)あるアフィリエイト商品の商品購入数が上がったが、PVが下がったとしましょう。そのときの目標が「商品購入数」であれば、計画は成功です。

しかし、その計画で「PVを上げる」ことが目標であった場合は、計画は失敗です。

商品購入数を上げるために超特化ブログ作成をしたら、ひょっとしたらPVは下がってしまうかもしれないですよね。

このような場合に大幅にアクションプランとサイクル内容を変更しなければいけません。

目標によっては改善方法や評価方法が大きく変わってしまう為、PDCAに取り組むときは「最終到達点」という目標をしっかりと設定しておく必要があります。

2.明確な期間

実現性を高めるために期間を設定のも重要です。

「1年後までに現在PVを10%上回る」といった目標設定により、必要な行動を逆算して考えられます。改善までに時間短縮が可能となり競争相手に対しての優位性もとれます。

ゴールを明確にし緊張感を持たせることで、PDCAを効果的に回せるようになります。 

 

効果的にするポイント

重要なポイントは、ゴール・目標を達成する為のPDCAになっているか、という点です。ルーチン業務をPDCAに落とし込んでも、成果は得られにくいです。

目標を明確にして、そこに繋がるPDCAサイクルをどんどん回していきましょう!

何度も回すことで、どんどん改善され、そのことによりスピードがあがり、目標に近づきます。

Plan:計画

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目標を達成のため、シンプル且つ実現性が高いものにします。期限が決まっていれば、タスクや行動などを整理し、スケジュールに落とし込んみましょう。高い目標であるほど、達成するための行動やリソース、スケジュールなどの優先順位が重要です。

セールスマンであれば、顧客を訪問するときに、当月に訪問すべき顧客リストなどを整理し、優先順位を決めて計画をたてます。

Do:実行

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なるべく計画通りに実行すること。あとで評価・分析(Check)できるように活動内容を残すことが重要です。

計画通りにいかなかったことや、発生した課題も記録に残しておくことが大切になります。その時に大事なのは、記入者に負担がかからないような工夫が必要です。

どのような行動をとり、どのような結果が起こったのか?そして計画通りに進んだのか?などの情報が必要になります。ただデータを取ることにより負担がかかると本末転倒なので気を付けましょう。

Check:評価

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計画の進行度や目標の達成率を評価します。計画の段階で設定した指標を元に、客観的な数値で評価します。 良い点、悪い点を客観的な数値で分析し、何故そのような結果になったのかを評価します。

その数値になった因果関係を明確にすることで、改善(Action)を議論することが重要になります。

Action:改善

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目標達成を行うための行動の精度を高めます。評価を見て、良い点は継続的に行い、悪い点はどのように改善するかを考えましょう。

最も実現性の高い選択を行い、計画(Plan)につなげます。

見込みがないものに対しては、計画そのものの修正や中止などの検討・判断も必要になります。

効果的なPDCAを回せない時のパターン

先に記した通りPDCAサイクルは途切れることなく、迅速かつ効率的に回すことがとても重要です。しかし、実際はうまく回ることもあれば、うまく回らないこともあります。

よくあるパターンは以下になります

  1. 実現不可能な計画のため、実行できない
  2. 実行したが、評価で止まり、改善に到達しない
  3. 評価を正しく行えず、適切な改善ができない
  4. 改善を計画につなげられず、回せない

PDCAサイクルを高速回転できることでチームは強くなります。

改善スピードが速くなり、次の一手をどんどん出すことができるようになります。まずはサイクルを回せる体制を確立しましょう。

 

よくある失敗例と改善策

PDCAサイクルが途切れる

改善策)どれかが抜けているので漏れのないサイクルを実行

PDCAどれかが抜けることで起こるのでPDCAサイクルを正確に実行
「評価まではできたが改善が考えられていない」パターンや「評価が適切でなかったために間違えた改善策をとった」などあります。

抜け漏れのないPDCAサイクルを回すためにどうするのか。それは、評価を行う人材が重要になります。

評価が客観的に行われていなければ、その後の改善も徒労に終わります。

客観的・科学的、そして一連の業務をわかる人が評価してこそ、次の改善が活きます。

目標設定が高すぎる

改善策)計画倒れになってしまう場合はハードルを下げる

高すぎる目標設定に、実行する前に計画倒れすることもあります。 また、実行できたとしても「目標達成が困難」な計画として、評価するのが困難な場合もあります。

目標は適切に設定、実現可能なものから始めましょう。また、実行中の修正は、後々重要になります。

やりっぱなし、1度しか回さない

改善策)継続的に繰り返す

PDCAはある計画を実行した物事に対して、評価、改善をしますが、即効性があるとは限りません。何度も繰り返し行うことで気づく問題点もあります。

PDCAは繰り返し行うことで高い効果を得るものなので、継続的に行うことが重要になります。

 

具体的行動へのつなげかた

PDCAの成功が仕事の成功にもつながる

DCAを効果的に活用することによって、さまざまな物事を改善できます。しかし、PDCAを行うこと自体を目的にしてはいけません。PDCAはあくまで物事を効率的に行い、目標を達成するための方法です。例えばデータの収集・分析などPDCAを検討することに労力を費やしてしまっては本末転倒になります。

多くの業務にPDCAを適用し解決をしてみよう

PDCAは、多くの業務に対して適用され、この仕組みが最適化されればされるほど業務の効率とクオリティが上がっていきます。人や環境によって課題やその要因は多岐に及びますが、PDCAサイクルを回していくことで解決に導けます。

課題解決に悩んでいる企業はぜひ取り入れてみてください。

まとめ

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  • PDCAサイクルで目標達成が近づく
  • PDCAサイクルは何度も回す
  • P=正しい目標設定が大事
  • D=正しい情報でデータを残せ
  • C=科学的で客観的評価が重要
  • A=行動の精度を高める。
  • 時には目標の修正も大事

以上のことを理解して、組織から個人の力にすることでよりより目標達成を目指しましょう。ただしあくまで方法なのでそれにとらわれすぎないように注意しましょう。

 

同じような考え方にOODAループがありますので、併せてお読み下さい。